Аналитик процессов

На данный момент Ассистент отделения.

Мои компетенции и опыт

-Занимаюсь планированием и формированием ежемесячного бюджета, включая распределение платежей в соответствии с внутренним графиком и подготовкой счетов для оплаты.

-Курирую бесперебойную работу офиса: обеспечиваю все необходимое для нормального функционирования рабочих процессов (закупка настройка инструментов).

-Отвечаю за коммуникацию с внешними организациями и контрагентами: участвую в подписании и расторжении договоров, оформляю гарантийные письма и слежу за корректностью документооборота своего отдела. Систематически отслеживаю эффективность работы: веду дашборды, собираю статистику.

-Контролирую соблюдение внутренних регламентов и направляю обратную связь в случае нарушений. Принимаю участие в разработке регламентов и инструкций — особенно тех, что нужны для быстрого включения новых сотрудников или пояснения текущих процессов.

-Поддерживаю техническую работоспособность электронных подписей — от установки до устранения сбоев. Обеспечиваю внутреннее взаимодействие между отделениями, включая передачу документов и необходимую информацию.

-Анализ текущих бизнес-процессов: сбор информации, написание ТЗ, убираю "костыли", нахожу узкие места и генерирую идеи для улучшения 

Пример задач и результаты:

 1.Процесс согласования договоров. Провели сбор информации от всех участников, обсудили кто чем занимается в рамках процесса, нашли узкие места и определили цель оптимизации: сокращение времени обработки согласования договора и настройка коммуникации Юридического отдела остальными участниками процесса, добавление этапов согласования для увеличения юридической безопасности компании. 

Проблемы:

1. Отсутствие регламентированных сроков у участников 
2. В рамках процесса пропущен этап «Согласования компании для оплаты» со стороны Финансового отделения 
3.Отсутствие этапа «Протокол разногласия» - при внесении правок, протокол не фиксировался внутри процесса, информация терялась.
4. Ручное заполнение задачи, отсутствие автоматизации потока задач. 
5. Отсутствие логического завершение процесса – договоры после подписания не передавались Ответственному лицу (архив). Проделанная работа: 
1.Схематичное описание процесса по методике BPMN 2.0, описание чернового варианта регламента для участников.
 2. Согласование и внесение правок в черновик. 
3.Описание ТЗ для автоматизации, проведены встречи с техническими специалистами. 
4.Финанльные правки регламента, написание кратких инструкций для сотрудников и участников процесса (памятки для выполнения задач: коротко и по делу) 
5.Запуск автоматизации в тестовом режиме в Битрикс 24, обкат автоматизации со всеми участниками. 
6. Правки автоматизации, перестройка карточки для большего удобства пользователя. Автоматизация запущена в полном объеме.
-Сокращено время согласования
-Финансовое отделение в курсе заключения новых договоров, бюджет проверятся при каждом заключении
-Ручная работа инициаторов устранена
-Протокол разногласия направляется контрагенту как юридически важный документ в рамках подписания договора, вся информация фиксируется, доступен быстрый путь к каждой правке
-Логическое завершение: договоры находятся в быстром доступе, в конечной точке процесса установлен Ответственный. Результат: прозрачность и эффективность согласования, ранее без регламентированного срока, задачи на проверку и последующие правки могли затягиваться на неопределенные сроки. Все договоры от этого становились «срочными», теперь есть понимание сроков, что помогло каждому участнику спланировать свой рабочий день и успеть выполнить все задачи в срок. Финансовый отдел смог более корректно отражать внеплановые оплаты.

Хочу, чтобы внутри компании не было «черных ящиков». Предпочитаю разбирать процессы до винтика, устранять лишнюю рутину и автоматизировать всё, что можно — чтобы команде было удобно и понятно, куда двигаться дальше. Мне важно, чтобы сотрудники видели, как их часть работы превращается в результат, — это заряжает энергией и непрерывным желанием улучшать. 
Всю новую информацию схватываю на лету, люблю обучаться новому.

BPMN 2.0, нужен доступ к резюме Битрикс24 (в т.ч внутренние инструменты для автоматизации бизнес‑процессов) Excel, Google Sheets, Looker Studio 1С (УТ‑БП), ERP/CRM-системы Контур, КриптоПро (администрирование, настройка прав) Adobe Illustrator, CorelDRAW