Ассистент руководителя (Executive assistant)

1. Ключевые обязанности

• Финансы и документы
  
  • ведение сводной таблицы расчётов: начисления / выплаты подрядчикам, поступления от клиентов, валютные курсовые разницы;
  • подготовка и сверка счет-фактур, актов, инвойсов (RU + EN);
  • черновики и финальные версии договоров (ГПХ, NDA), согласование правок с юристом/клиентом.
• Клиентский фронт
  
  • ежедневная e-mail-переписка с англоязычными заказчиками, отслеживание SLA-сроков ответа;
  • ведение клиентов в CRM системе 
  • координация и модерация Zoom/Google-Meet созвонов (расписание, agenda, follow-up minutes)
  • ведение/участие (фасилитация) звонков с англоязычными клиентами;
• Операционные задачи
  
  • контроль входящей почты/курьерских отправлений, редкие офлайн-поручения по Казани (забрать/отправить письмо, подать документы в МФЦ);
  • обновление базы контактов, слежение за дедлайнами напоминаний (налоги, продление доменов, лицензий);
  • помощь в организации внутренних тим-ивентов (online & offline).

2. Формат работы

• Удаленно — ≈ 95 % (корпоративный сервисы, мессенджеры).
• Офлайн — ≤ 5 %: поручения «по городу» — в пределах Казани.
• Гибкий график.

3. Обязательные требования

КатегорияЧто ищемЯзыкиАнглийский — устный/письменный не ниже B1+ (small-talk, деловая переписка, созвоны).Навыки

• продвинутый Google Sheets / Excel (формулы);

• базовые навыки договорной работы (структура, версии, правки);

• грамотный русский/английский (деловой стиль).

Личноеаккуратность к деталям и срокам, высокая дисциплина, этичность работы с конфиденциальными данными, проактивность.Техническоестабильный интернет ≥ 10 Mbps, тихое рабочее место.Географияпроживание в Казани.

4. Приветствуется (nice-to-have)

• опыт ассистентом/операционным менеджером в IT или аутсорсе 1 год+; (Кандидаты без опыта но с желанием быстро обучаться также рассматриваются)
• знание ClickUp / Notion / Trello;
• базовое понимание счетов в валюте;
• навыки лёгкого графического редактирования (Canva, Figma) для презентаций.

5. Юридическая и организационная часть

• ГПД (возможно через Физ-лицо / ИП / самозанятого (по выбору)).
• NDA + соглашение о коммерческой тайне
• Согласие на обработку ПДн (152-ФЗ).
• KZ-01-TG в форме заявки необходимо добавить этот код к ответу в последнем поле с доп информацией